O organizowaniu konferencji

Posted on 07/09/2017 5:39pm

Dobrze zorganizowana konferencja to najlepsza reklama dla firmy eventowej. Tego typu przedsięwzięcie wymaga skoordynowania wielu działań w określonym czasie. Jak poradzić sobie z takim zadaniem, jeśli pracujemy w firmie eventowej od niedawna i jest to nasze pierwsze zadanie?


Do tego typu zadania najlepiej podejść jak do projektu. Należy bowiem wykonać określone działania, aby uzyskać postawiony cel, jakim będzie w tym wypadku organizacja ciekawej konferencji. Naturalnie zawsze, zazwyczaj ograniczają nas pewne ramy czasowe, więc należy dobrze zaplanować swoje poczynania, żeby nie przekroczyć kluczowych terminów.

Załóżmy, że planujemy konferencję biznesową dla przedstawicieli branży medycznej. Jaki powinien być nasz pierwszy krok? W pierwszej kolejności trzeba ustalić konkretną datę konferencji oraz czas jej trwania. Przeważnie temat tego typu eventów jest z góry ustalany przez klienta, jednak może się zdarzyć, że także ten element będzie zależał od nas. Wówczas trzeba zasięgnąć języka u fachowców z danej branży i ustalić, jaki zakres tematyczny będzie najlepszy dla uczestników konferencji.

Jeśli mamy już ustalony termin, powinniśmy rozpisać koszty wydarzenia. To bardzo ważne, żebyśmy szczegółowo wiedzieli, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na całe przedsięwzięcie. Jeśli nie ograniczają nas zbytnio fundusze, warto przemyśleć organizację konferencji w górach (http://rusin-ski.pl/karczma-regionalna).
Zakopane
Author: Pawel Pacholec
Source: http://www.flickr.com
Przykładowo Białka Tatrzańska to godna polecenia miejscowość, która zapewne spodoba się gościom. W miejscowości atrakcyjnie położonej prościej jest zapewnić gościom czas wolny zwłaszcza, gdy konferencja trwa kilka dni.
Gdy jesteśmy już pewni terminu i budżetu, powinniśmy wstępnie dokonać rezerwacji w hotelu. Najrozsądniej jest wybrać dobry pensjonat, który posiadaprzestronne sale konferencyjne w górach i ma dobrą opinię. Wiele hoteli ma w swojej ofercie organizację szkoleń, jednak warto sprawdzić zawczasu, czy sale są dobrze wyposażone w dobry system nagłośnieniowy oraz wygodne siedzenia.

Gdy zaprosimy już prelegentów i ustalimy szczegółowy program konferencji, powinniśmy wtedy zatwierdzić rezerwację w wybranym ośrodku (sprawdź ceny). Pamiętajmy również o wydrukowaniu odpowiednich materiałów pokonferencyjnych dla każdego uczestnika oraz plakietek identyfikacyjnych. Kiedy mamy już wszystko zorganizowane, możemy być pewni, że konferencja (dowiedz się więcej) będzie udana.

Tags: szkolenia, konferencje, goście